Tietosuojaseloste

Suomen JYA Oy:n / JYA Housing LKV:n tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄT

PK-seutu, Kanta-Häme ja Pirkanmaa
Suomen JYA Oy (0998631-2)
Siltavoudintie 4, 00640 HelsinkiPuhelin: 0290 004 000
Sähköposti: info@jya.fi

Tietosuojavastaava:
Tiina Hautala
Puhelin: 044 444 0444
Sähköposti: tiina.hautala@jya.fi

Pohjois-Savo
Savon Debesta Oy (2164435-8)

Siltavoudintie 4, 00640 HelsinkiPuhelin: 0290 004 000
Sähköposti: info@jya.fi

Tietosuojavastaava:
Tiina Hautala
Puhelin: 044 444 0444
Sähköposti: tiina.hautala@jya.fi

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

JYA Housing LKV:n henkilötietorekisteri (jäljempänä ”Rekisteri”).

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / SYYT TIETOJEN KERÄÄMISEEN?

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Rekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä selosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli Rekisteriin kirjatun henkilön oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen tarkoitukset

1. Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän
– sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;
– toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa;
– sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.
Tässä kohdassa 1. mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä ”Asiakas”.

2. Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) sekä laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä asiakkaan omien kohdehakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Rekisterin sisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).
3. Rahanpesun lakisääteinen valvonta
   Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä (”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.
4. Henkilön omaan suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen
   Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.

Rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
– laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
– mainonnan kohdentaminen
– palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
– asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
– palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
– rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
– muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa ”Henkilötietojen keräämisen tarkoitukset” kohdissa 1, 2 tai 3 tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen asiakkaan kanssa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida kaikissa tilanteissa päästää asuntoesittelyyn.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA TALLENNAMME?

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

– asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
– omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
– laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
– lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
– mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot
– palvelujen muut tapahtumatiedot
– reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
– vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:

– nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
– oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
– oikeushenkilön toimiala
– tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
– tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
– Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
– ulkomaalaisen asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään lakisääteisesti vähintään viiden (5) vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tarkistetaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, on asiakkaalla oikeus saada kaikki itseään koskeva tieto poistetuksi.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / MITEN TIETOJA KERÄTÄÄN?

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

Rekisterinpitäjän kotisivuilta osoitteessa www.jya.fi kerätään Google Analytics palvelun kautta diagnostiikkatietoa sivuston käyttäjien toiminnasta, kuten esimerkiksi sivuvierailujen määrä ja kesto.
Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

TIETOJEN LUOVUTUS / KENELLE TIETOJA SAATETAAN JAKAA?

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa https://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot. Rekisterinpitäjän sähköinen Rekisteri on toteutettu PDX+ kiinteistönvälitysjärjestelmän kautta, jota ylläpitää Oikotie Asunnot Oy.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää aina asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös jokaiselle käyttäjälle myönnettävän yksilöllisen käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VARMISTAA TIETOJENKÄSITTELYN LAINMUKAISUUS?

Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Edellä sanotusta poiketen, asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulaki 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle viimeistään 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

Tiedon käsittelyn kieltäminen tai rajoittaminen ja tiedon mahdollinen poistaminen

Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin. Kohdassa ”Rekisterin tietosisältö / Mitä tietoja tallennamme” mainittuja myynti-, vuokraus- tai arviointitoimeksiannon hoitamiseen liittyviä tietoja ei kuitenkaan ole mahdollista poistattaa ennen, kun on kulunut vähintään viisi (5) vuotta kyseisen toimeksiannon päättymisestä.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavatsaavaan tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

YHTEYDENOTTOJEN JA LÄHETETTÄVIEN TIETOJEN SUOJAUS

Rekisterinpitäjän kotisivujen yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt viestit toimitetaan Rekisterinpitäjän sähköpostiin tavallisena sähköpostiviestinä ja viestin lähettäjä hyväksyy tämän lähettämällä viestin.
Asiakirjat ja viestit, jotka sisältävät henkilötunnuksia tai vastaavia vahvasti yksilöiviä tietoja lähetetään aina Rekisterinpitäjän käyttämän kiinteistönvälitysjärjestelmän kautta, jolloin lähetys täyttää kaikki suojatun viestin ominaisuudet ja määritelmät.