Tietosuojaseloste
JYA Housing LKV:n tietosuojaseloste
Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU)
mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.
REKISTERINPITÄJÄ
Suomen JYA Oy (0998631-2)
Siltavoudintie 4 LH 8, 00640 Helsinki
Puhelin: 0290 004 000
Sähköposti: info@jya.fi
Tietosuojavastaava:
Tiina Hautala
Puhelin: 044 444 0444
Sähköposti: tiina.hautala@jya.fi
REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ
JYA Housing LKV:n henkilötietorekisteri (jäljempänä ”Rekisteri”).
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / SYYT TIETOJEN
KERÄÄMISEEN?
Yleistä henkilötietojen käsittelystä
Siltä osin kuin Rekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan
tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja
viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla
tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä selosteessa
kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat
menettelytavat, sekä asiakkaan eli Rekisteriin kirjatun henkilön oikeudet.
Henkilötietojen keräämisen tarkoitukset
1. Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän
– sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;
– toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim.
ostaja tai vuokralainen) kanssa;
– sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän
kanssa.
Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta
henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja
selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden
selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen
tarjoamiseksi ja markkinointiin.
Tässä kohdassa 1. mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä
”Asiakas”.
2. Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja
vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) sekä laki kiinteistöjen ja
vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen
hoitaminen sekä asiakkaan omien kohdehakujen selvittäminen edellyttävät alla
kohdassa ”Rekisterin sisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja
säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin
toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen
tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).
3. Rahanpesun lakisääteinen valvonta
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä
(”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain
mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja
terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä
rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai
terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan
saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu
ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei
käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.
4. Henkilön omaan suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen
Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus
ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään asiakkaalta erikseen
suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.
Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin
sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.
Rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
– laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
– mainonnan kohdentaminen
– palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
– asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
– palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien
henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
– rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
– muut vastaavat käyttötarkoitukset.
Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä
Mikäli rekisterinpitäjä ei saa ”Henkilötietojen keräämisen tarkoitukset” kohdissa 1, 2 tai
3 tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä
muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen asiakkaan kanssa. Mikäli
asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä
voida kaikissa tilanteissa päästää asuntoesittelyyn.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA TALLENNAMME?
Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin
ryhmiin kuuluvia tietoja:
– asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
– omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti
yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
– laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut
palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai
kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun
myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
– lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
– mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot
– palvelujen muut tapahtumatiedot
– reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
– vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn
arvioimista varten
Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan
käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:
– nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja
rekisteriviranomainen
– oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset
nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
– oikeushenkilön toimiala
– tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu
tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu,
tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
– tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta
asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä
sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi
hankitut tarpeelliset tiedot
– Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät
tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun
tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
– ulkomaalaisen asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto
asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot.
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään lakisääteisesti vähintään viiden (5) vuoden
ajan toimeksiannon päättymisestä.
Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen
edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin
taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.
Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tarkistetaan tällöin
viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden
tarkistamisesta (Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4
§).
Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää
ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut
ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, on asiakkaalla oikeus saada kaikki itseään
koskeva tieto poistetuksi.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / MITEN TIETOJA KERÄTÄÄN?
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai
vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien,
selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä,
rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan asiakkaalta
esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää
myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista
viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.
Rekisterinpitäjän kotisivuilta osoitteessa www.jya.fi kerätään Google Analytics
palvelun kautta diagnostiikkatietoa sivuston käyttäjien toiminnasta, kuten esimerkiksi
sivuvierailujen määrä ja kesto.
Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai hänen
suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai
lähteistä.
TIETOJEN LUOVUTUS / KENELLE TIETOJA SAATETAAN JAKAA?
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännönsallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen
toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa
siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä
kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja
maanmittauslaitokselle.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai
Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään
maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai
sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi
väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten
esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.
Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan
Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään
KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta
tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun
tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa
https://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.
Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi
tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain
rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim.
kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä
asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot. Rekisterinpitäjän sähköinen
Rekisteri on toteutettu PDX+ kiinteistönvälitysjärjestelmän kautta, jota ylläpitää Oikotie
Asunnot Oy.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää aina asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää
käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös jokaiselle käyttäjälle myönnettävän
yksilöllisen käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja
alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien
hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat
palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat
lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta
määritellyt henkilöt.
Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on
rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten
suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää
tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VARMISTAA KÄSITTELYN LAINMUKAISUUS?
Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu
asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle
kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla
varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.
Edellä sanotusta poiketen, asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa
säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja
(Rahanpesulaki 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin asiakkaan pyynnöstä
tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle viimeistään 30 päivän
kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot
siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa
koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot
tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Virheellisen tiedon oikaiseminen
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja
siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
Tiedon käsittelyn kieltäminen tai rajoittaminen ja tiedon mahdollinen poistaminen
Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä
rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo
rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka
peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin. Kohdassa ”Rekisterin tietosisältö / Mitä
tietoja tallennamme” mainittuja myynti-, vuokraus- tai arviointitoimeksiannon
hoitamiseen liittyviä tietoja ei kuitenkaan ole mahdollista poistattaa ennen, kun on
kulunut vähintään viisi (5) vuotta kyseisen toimeksiannon päättymisestä.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on
suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle
rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei
ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun
perusteen nojalla.
Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän
tietosuojavatsaavaan tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.
Erimielisyydet
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos
rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.
YHTEYDENOTTOJEN JA LÄHETETTÄVIEN TIETOJEN SUOJAUS
Rekisterinpitäjän kotisivujen yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt viestit
toimitetaan Rekisterinpitäjän sähköpostiin tavallisena sähköpostiviestinä ja viestin
lähettäjä hyväksyy tämän lähettämällä viestin.
Asiakirjat ja viestit, jotka sisältävät henkilötunnuksia tai vastaavia vahvasti yksilöiviä
tietoja lähetetään aina Rekisterinpitäjän käyttämän kiinteistönvälitysjärjestelmän
kautta, jolloin lähetys täyttää kaikki suojatun viestin ominaisuudet ja määritelmät.
